Assistant·e de Direction Polyvalent·e - Site Industriel H/F Safran

Notre site industriel, regroupant plus de 250 collaborateurs, est spécialisé dans la fabrication de disques de freins en carbone destinés aux secteurs exigeants de l'aéronautique et de la compétition automobile.

Nous recherchons aujourd'hui un(e) assistant·e de direction polyvalent·e.

Vos missions seront variées et évolutives et vous permettront de contribuer de manière significative au bon fonctionnement du site et à la gestion des équipes.
Il s'agit d'assurer l'efficacité du pilotage exécutif du site tout en garantissant la maîtrise de l'archivage, la gouvernance des dossiers d'investissement, et la mise en oeuvre des communications internes en cohérence avec les référentiels de l'entreprise.
Vous assurerez également un bon flux de communication et une coordination entre les différents départements.

Vous trouverez ci-après les activités principales du poste :

- ASSISTANCE DE DIRECTION :
* gestion proactive de l'agenda, des déplacements, et de certaines réunions
* préparation de notes internes, présentations et tableaux de bord
* garant de la gestion des déplacements (visas, outil et respect des règles)
* Filtrage et gestion des informations confidentielles et coordination des interfaces internes / externes
* organisation et coordination de certains évènements site (séminaires, visites clients, autorités)
* préparation des éléments nécessaires aux reportings règlementaires en lien avec la Finance/ESG
* Gestion des commandes d'achats : création, suivi et réception des commandes (ARIBA ou SAP), traitement des litiges de réception, relance des prescripteurs si nécessaire,
* Gestion du standard téléphonique du site, gestion des fournitures et gestion du courrier.

- GARANT ARCHIVAGE DU SITE (Records Management) :
* définir et maintenir le plan de classement du site ; piloter la politique d'archivage,
* mettre à jour la cartographie documentaire,
* encadrer les bonnes pratiques liées à l'archivage
* animer des revues périodiques d'archivage, préparer les audit et plans d'actions associés.

- Garant(e) des DOSSIERS D'INVESTISSEMENT :
* concevoir et maintenir l'arborescence, les modèles et la liste des dossiers et le registre CAPEX sur Sharepoint
* administrer la gouvernance : droits, gestion des versions, workflows d'approbation, journal d'audit et traçabilité,
* assurer la complétude des dossiers à chaque jalon.

- COMMUNICATIONS DU SITE :
* garantir la cohérence éditoriale et le respect de la charte
* administrer les espaces de communication
* coordonner la circulation d'information
* déclinaison des campagnes d'affichage
* contribuer à l'OnBoarding.

- Coordination de PROJETS TRAVSERSES et AUTOUR DU DIGITAL :
* piloter des projets de déploiement du digital au sein du site
* contribuer, en soutien de la direction du site, au suivi et à la coordination de projets transversaux : assistance dans le pilotage et le suivi de projet, appui à la coordination entre les différentes parties prenantes.