Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F

Universite de Toulon

Au sein d'une équipe accueillante de 3 personnes et sous la responsabilité directe de la responsable administrative de l'antenne de l'UFR Droit de Draguignan, le secrétaire de scolarité informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Activités principales :

Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants, des enseignants, des intervenants.

Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.

Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.

Réaliser les inscriptions pédagogiques, vérifier les IP Web, relever les anomalies et les traiter.

Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.

Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster.

Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.

Collaborer à l'organisation des examens.

Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.

Saisir les notes, éditer les PV de jurys.

Afficher les résultats et éditer les relevés de note.

Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances
Connaissances :

- Techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Fonctionnement administratif universitaire

- Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)

- Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

- Accueillir les populations concernées

- Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation

- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office)

- Maîtriser Apogée (Domaines Inscriptions pédagogiques et Résultats) et Hyperplanning

- Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d'apprentissage MOODLE)

- Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

- Travailler en équipe

- Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie