Un·e Assistant·e Administratif·ve H/F

Service Public

Description du poste

Assurer, en collaboration avec les autres assistantes, lesecrétariat et l'assistance technique et logistique de ladirection, et le secrétariat des autres services de l'Abes.

Réaliser les actes administratifs courants dans le respectdes techniques, des règles et des procédures en usage àl'Abes.

Assurer le secrétariat pour l'activité d'acquisition dedocumentation électronique de l'agence.

Activités principales

Secrétariat général :
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique eten vérifier la conformité
- Accueillir et répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Mettre en oeuvre des procédures de gestion
- Organiser et alimenter les bases de données
- Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures...
- Gérer le courrier
- Participer à l'organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
- Participer à l'organisation, et le cas échéant à l'archivage, des pièces administratives
- Participer aux permanences téléphoniques et d'accueil des visiteurs au Secrétariat
- Contribuer au secrétariat de direction pour l'organisation des conseils d'administration

Secrétariat ADELE (Achat de documentation électronique) : Sous la responsabilitéfonctionnelle de la cheffe du service Achat et valorisation de la documentation électronique :
- Assurer la gestion des lettres d'intention (réception, vérification et enregistrement, relancedes établissements)
- Gérer les conventions du groupement de commande permanent avec les établissementsmembres
- Répondre aux questions des établissements membres du groupement, ou les orienter versle bon interlocuteur
- Classer et archiver les documents administratifs relatifs au groupement de commande
- Maintenir le fichier de contact des établissements
- Suivre le calendrier des marchés
- Participer aux réunions mensuelles Adele et y rendre compte.