Assitant Administratif Secrétariat Général et Assemblées - Commune de Thiers H/F

Communes

Sous l'autorité de la Directrice de l'Administration Générale, l'agent aura pour missions d'assurer le traitement et le suivi du secrétariat général et des assemblées de la Collectivité en binôme avec un autre agent.

Assemblées :
- Effectuer les missions liées aux Bureaux et Conseils Municipaux ;
- Assister les services dans la préparation des dossiers et veiller au respect des procédures internes, contrôler la cohérence, le caractère complet et la régularité juridique des dossiers ;
- Traiter et envoyer les convocations ainsi que les dossiers annexes ;
- Organiser matériellement les séances ;
- Tenir les calendriers prévisionnels des réunions municipales ;
- Contrôler la rédaction des notes de synthèse et des délibérations transmis par les services ;
- Participer aux instances, prendre notes de débats et des votes, vérifier le quorum ;
- Gérer les suites des instances : signatures, télétransmission au contrôle de légalité, liste des délibérations et procès-verbal, publications légales dont la mise en ligne sur le site internet, etc. ;
- Tenir les registres des actes administratifs.

Secrétariat général :
- Rédaction et/ou mise en forme de documents administratifs : courriers, compte-rendu, notes, procédures, arrêtés, délibérations, etc. ;
- Gestion du courrier ;
- Tenue des agendas : Planification et organisation des rendez-vous ;
- Gestion et suivi des parapheurs mis en signature ;
- Suivi budgétaire du service ;
- Intendance et commande de fournitures, bon de commande ;
- Relation aux usagers et élus.