DGA-098 Gestionnaire Courrier et Accueil Téléphonique H/F

Préfecture de la région Guyane

Groupe Rifseep : 1
Durée attendue sur le poste: 3 ans

Activités principales :
Au sein de la direction de l'immobilier et de la logistique de la DGA, sous l'autorité du responsable du service logistique et maintenance et sous l'autorité directe du chef du bureau des relations aux usagers et au soutien logistique et adjoint du chef de service, dans le cadre du label QualiATE vous serez en charge de :
- Réceptionner des appels ; mise en relation et suivi des appels , selon un roulement à définir
( par exemple une semaine standard suivie d'une semaine courrier) sans alternance au sein
d'une même journée entre le standard et le courrier.
- Analyser et traiter la demande et orienter soit vers la personne recherchée, soit vers une
structure, un service compétent, ou le site si la démarche est dématérialisée ;
- Trouver les informations nécessaires dans les documents mis à disposition ;
- Orienter et renseigner les correspondants téléphoniques ;
- Gérer le courrier à l'arrivée et/ou au départ sous forme papier et dématérialisée ;
- Réceptionner, classer, enregistrer les courriers et courriels y compris sur logiciel spécialisé ;
- Organiser la distribution du courrier ;
- Alimenter au fur et à mesure les instruments de suivi ;
- Rédiger les accusés de réception et les réponses types ;
- Préparer le courrier au départ et l'expédition ;
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Au sein de la DGA, la direction de l'immobilier et de la logistique assure l'orientation des usagers auprès des services. Elle est le premier intermédiaire entre les services extérieurs et les SEG.
Elle est responsable de l'acheminement du courrier auprès des différents services ainsi que de la bonne qualité d'accueil physique, téléphonique des usagers du service public.
À ce titre, les agents de la direction sont polyvalents. Leurs activités nombreuses se complètent. Elles consistent à renseigner, orienter, mais également à assurer un service de proximité aux agents des SEG ainsi qu'aux usagers.
Composition et effectifs du service :
La direction de l'immobilier et de la logistique est composée d'environ 35 agents.
Liaisons hiérarchiques :
Le chef du bureau des relations aux usagers et au soutien logistique,
Le responsable du service logistique, La direction de l'immobilier et de la logistique, La direction générale de la DGA.
Liaisons fonctionnelles : Les Services de l'État en Guyane.