Assistante du Pôle Développement Territorial - Champagne-Au-Mont-D'Or H/F

Communes

Relation quotidienne avec le directeur des services techniques et les chefs d'équipe,
Relation ponctuelle avec les agents des services techniques.
Relation avec les administrés, les associations, les entreprises.

1. MISSION 1 : Assistance de direction du pôle (40%)
- Accueil physique et téléphonique des usagers et des entreprises
- Transmission des signalements à la Métropole et aux différents partenaires
- Rédaction des courriers
- Assurer la prise en charge, le suivi et les réponses écrites et orales aux demandes des administrés et utilisateurs des bâtiments communaux.
- Transmission des demandes interventions aux agents techniques et suivi dans l'outil dédié
- Planification des interventions logistiques
- Réalisation des commandes générales : produits d'entretien, nettoyage
- Suivi administratif des travaux en coordination avec les entreprises, les maîtres d'oeuvre, la métropole et les agents des services techniques en lien avec le chef d'équipe et le Directeur
- Suivi administratif des ERP (Etablissement recevant du public) en lien avec l'élu de référence et le Directeur (Envoi convocation visite de sécurité, etc.)
- Rédaction et suivi des déclarations des sinistres aux assurances (bâtiments, VRD et véhicules)
- Suivi administratif de la flotte automobile (suivi technique, suivi du kilométrage, cartes essence etc.)
- Participation à l'élaboration du budget
- Classement, archivage

2. MISSION 2 : Comptabilité (+ 40% du temps de travail)
- Saisi des bons de commande sous CIRIL
- Gestion des engagements comptables
- Enregistrement et validation des factures du Pôle

3. MISSION 3 : Commande publique 20%
- Rédaction des pièces administratives des marchés (en lien avec le DST) sous le logiciel MARCO ;
- Ouverture des plis, participation à l'analyse et au comparatif des offres en lien avec le Directeur
- Rédaction des pièces de procédure d'attribution du marché (DM, courrier non retenu, retenu, transmission contrôle de légalité...)
- Suivi administratif d'exécution du marché et/ou contrats (ordre de service, avenant, PV de réception etc.), Exécution budgétaire et comptable des marchés publics (de l'engagement à la validation de la facture)