Secrétaire Cabinet du Maire - Vitry-Sur-Seine H/F

Communes

Le/la secrétaire auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des
directions et les services de l'administration.

Vous serez chargé.e de :
- Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :
- Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
- Rédiger les comptes rendus
- Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
- Gérer l'agenda
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
- Organiser et planifier les réunions
- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de Documents...)
- Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
- Accueillir, communiquer et orienter
- Accueillir les visiteurs
- Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
- Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée