Assistante - Assistant de Direction - Secrétariat Mutualisé Dd120083 H/F

Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)

SECRETARIAT DE DIRECTION
· Réception, réponse de premier niveau et transmission des appels et messages pour la délégation,
· Gestion de la BAL fonctionnelle de direction,
· Organisation de réunion et prise de rdv en lien avec l'agenda du DD et du DDA,
· Assistance à la mise en forme et à la transmission de documents administratifs,
· Participation aux réunions hebdomadaires en lien avec le cabinet DG et gestion des courriers élus,
· Revue de presse.

CORRESPONDANT RH
· Information et conseil aux agents: affichage, réponse de 1er niveau, orientation vers interlocuteur DRH,
· Gestion administrative des personnels: distribution des documents RH, suivi des grèves, synthèse des remontées concernant les procédures de promotion,
· Développement professionnel: centralisation des CV, accueil nouveaux arrivants et stagiaires, préparation prise de poste, transmission demande de mutation,
· Relai restauration collective: Etablissement et distribution des contremarques, appui à l'établissement des marchés, interlocuteur du restaurateur.

LOGISTIQUE
· Gestion parc automobile (entretien, révision, CT ...),
· Relai local des demandes d'intervention et d'assistance en lien avec le service informatique de l'ARS,
· Gestion matérielle du parc informatique et des équipements de travail individuels,
· Gestion des fournitures et suivi des commandes,
· Suivi des prestations et du marché ménage.

Activités annexes:
CONTINUITE ET MISSIONS COMPLEMENTAIRES
· Enregistrement des déclarations d'activité des tatoueurs / perceurs / maquilleurs permanents,
· Appui à la gestion des dossiers PHRV en lien avec le cadre en charge des SSE,
· Assurer la continuité des missions de l'assistant de pôles lors des absences et pour ce qui relève des situations urgentes, concernant les entreprises de transports sanitaires.