Assistant Administratif - Mairie de Thonon les Bains H/F

Communes

Vous serez placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Pôle administratif et financier du service, et sous l'autorité du Directeur du service, vous avez en charge l'accueil, le secrétariat du service et serez en soutien du pôle comptabilité.

L'Assistant(e) Administratif(ve) est chargé(e) de :

L'accueil :
. Accueil téléphonique et physique les lundi, mercredi et jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les mardi et vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
. Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises.

Le secrétariat et l'assistance du service :
. Mise en forme de courriers, comptes-rendus, documents techniques, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
. Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
. Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
. Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, suivi de la consommation de carburant ;
. Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
. Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments ;
. Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).

Comptabilité :
. Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
. Edition et vérification des pré-bordereaux avant mandatement ;
. Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de
Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations d'électricité) uniquement en l'absence de l'Assistant(e) Financier(ère) ;
. Suivi comptable en lien avec le Responsable de la Régie ;
. Saisie de bons de commande, engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT en lien avec les chargés d'opérations et les responsables de secteur.

Action mutualisée :
. Remplacement à l'accueil du nouveau CTM suivant un planning qui sera à définir.