Assistant Administratif Gestionnaire H/F

Service Public

Sous la responsabilité de la cheffe de service et de son adjointe, dans une équipe de 2 assistantes :
- Secrétariat de la cheffe de service et de son adjointe,
- Secrétariat du service : assurer les tâches administratives et organisationnelles du service auprès des chefs d'unités et des gestionnaires.

Sous la responsabilité de la cheffe d'unité PAC : assurer la gestion de la base usager.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Assistance du service dans une équipe de 2 agents :
- Assurer le suivi des documents administratifs du service (notes, circulaires, courriers préfectures, etc), et assurer une bonne circulation des documents au sein du service
(y compris rangement sur le serveur), appui administratif aux agents. Gérer des tableaux de bord, JO, BOagri,
récapitulatif activités du service, carnets d'adresses du service, rapport d'activité. Organiser l'archivage en lien avec les chefs d'unité. Gérer la logistique.
- Assurer le secrétariat des réunions organisées par le service : préparation des CDOA, suite des CDOA, réunions de service, documents de présentation,
modèles, lettres d'information, notamment en relation avec la direction et la préfecture.

Gestion de la base usagers :
- Instruire et saisir les demandes de nouveau numéro PACAGE et leurs modifications dans ISIS/Télépac,
- Mettre à jour régulièrement les données usagers (mise à jour des pièces justificatives, suivi et traitement des alertes usagers, modifications de statuts, etc.),
- organiser le suivi des informations en provenance des autres organismes (DDPP sur les ICPE notamment),
- Réaliser l'accueil téléphonique et physique des exploitants pour les informer sur les différents dispositifs liés à au module USAGER, et orienter les demandeurs
vers les unités du service selon le besoin exprimé.

Assurer la suppléance de la seconde assistante du service.

CHAMP RELATIONNEL :
Sous la responsabilité de la cheffe de service et de son adjointe.
En interne, relations avec les autres agents et services de la DDTM.
En externe, relation avec les usagers, les organisations professionnelles agricoles, la DRAAF, le Conseil régional et les collectivités territoriales.