Coordinatrice Administrative - Vanves H/F

Communes

Missions principales :

Le gestionnaire aura pour mission la gestion de secteurs définis préalablement ainsi que tous les actes concourants à ces dernières relevant de ces directions sauf mentions contraires
Secteurs en gestion : pôles sport, direction espaces publics et unité garage

- Réaliser l'exécution comptable des dépenses et recettes des secteurs d'activités en gestion à savoir l'engagement et suivi des dépenses des secteurs en gestion.
- Être le référent comptable des directions en gestion
- Assurer la rédaction et suivi de l'exécution des marchés publics (courriers de reconduction, pénalités)
- Suivre et Mettre à jour les tableaux de bord de gestion des budgets et des marchés publics
- Assurer les révisions annuelles de prix des marchés en gestion et les actes y concourant (lettre de reconduction)
- Assurer le suivi régulier des consommations budget (ENS /rattachements/reports) des secteurs en gestion
- Assurer le suivi des forfaits des marchés transverses de la direction (sureté sécurité - 5 lots, ascenseur, etc. à l'exception des fluides/CVC)
- Assurer la rédaction des décisions municipales des contrats de maintenance
- Assurer le suivi de la future DSP déchets / collecte propreté mutualisée avec GPSO (suivi comptable, exécution)
- Classer et conserver les pièces financières des marchés publics en référence aux procédures établies
- Assurer au sein de l'équipe administrative les permanences du matin (8h30) ou du soir (17h30) de la Direction

Missions secondaires :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer épisodiquement la gestion du courrier via le logiciel DOCUMALIS
- Participer à l'élaboration et au suivi des demandes de subvention
- Assister les chefs de service dans la rédaction des pièces marchés et l'analyse contractuelle.
- Participation à l'élaboration des délibérations en lien avec la Direction
- Concourir à la réalisation de support et au suivi du bilan d'activité en fonction du programme annuel
- Assurer les missions du pôle administratif et financier en cas de vacances prévue ou non des autres postes du pôle