Chargé d'Accueil H/F OPAC de l'Oise

Rattaché(e) au Responsable d'agence, vous assurez les missions suivantes :

- Assurer un accueil physique et téléphonique efficace et de qualité aux clients et à tous les interlocuteurs de l'agence (fournisseurs, entreprises, partenaires, demandeurs de logement...) : réactivité dans la prise en charge, bonne orientation des appels reçus, prise de messages, gestion des files d'attente, gestion des demandes et réclamations...

- Coordonner la gestion des plannings de rendez-vous des collègues de l'agence, administratifs et personnels d'immeubles, dans le respect des procédures et en utilisant les outils, notamment informatiques, à disposition.

- Assurer diverses tâches administratives (tâches de secrétariat pour le responsable, gestion des fournitures et matériels, des véhicules, enregistrement des demandes de logement ...).
- Suivre de manière appuyée les courriers des différentes collectivités : les enregistrer dans le CRM, les transmettre au collaborateur concerné, rassembler les éléments de réponse, informer le responsable d'agence qui s'assure de la réponse, suivre le bon envoi de la réponse et enregistrer en GED ou autre support.

Suivre les rendez-vous du responsable d'agence avec les différentes collectivités et s'assurer d'un suivi pour entretenir le partenariat : au moins une visite par an sauf pour les communes les plus importantes.

Prendre les comptes rendus des réunions et transmettre les ordres du jour :

- réunions managers
- réunions d'agence
- réunions de travail chargé d'accueil / responsable d'agence

Organiser des points réguliers avec les équipes de terrain :

- veiller à une réunion régulière de chaque équipe de gardiens et prendre le compte rendu : au moins une fois par semestre voir par trimestre si l'agenda du responsable d'agence le permet.
- organiser, avec les binômes et en parfaite collaboration avec les managers de proximité, des visites de patrimoine pour toutes les résidences gérées par l'agence (fréquence à définir selon les spécificités).

Etre force de proposition pour améliorer le fonctionnement interne de l'agence en proposant si nécessaire quelques mini groupes de travail pour recueillir.

Organiser, une fois par an minimum, pour l'équipe administrative un point individuel informer avec le responsable d'agence pour permettre d'échanger librement sur ce qui fonctionne et ce qui peut être optimisé. Pour le personnel de proximité, profiter des réunions de gardiens citées plus haut.

Etre le garant de l'organisation :

- 1 à 2 fois par an d'un petit déjeuner sans oublier le personnel de proximité et sans oublier le secteur de Noyon

- du repas de fin d'année

Aider à la tenue de la permanence de Noyon le lundi après-midi sauf quand absence d'une chargée d'accueil sur trois.