CDI - Secrétaire du Laboratoire Upr - Marseille H/F EFS Etablissement Français du Sang

En tant que secrétaire du laboratoire des Réactifs, vous assurez les tâches de secrétariat. Vous assistezle Responsable Régional d'activité de Production de Réactifs et le Cadre Médico-Technique dans leurs fonctions.

Vous Participez au déploiement du système de management des risques et de la qualité (SMRQ) et hygiène, sécurité, environnement et développement durable (HSE-DD) du processus :

- Participer à l'élaboration des procédures et modes-opératoires régissant l'activité en tenant compte des dispositions nationales existantes, saisir les mises à jour des documents selon les consignes données
- Transmettre les documents identifiés scannés aux organismes notifiés (GMED, TUV) par mail,
- Suivre les envois des notifications définitives des organismes notifiés, transmettre les documents en lien avec les libérations de lots (QO, organismes notifiés)
- Suivi de la gestion documentaire en poste

Vous participez à la vie du laboratoire, et êtes en charge de la gestion administrative, technique et logistique :

Gestion administrative:

- Gérer et suivre les RDV pour les visites médicales
- Gérer et suivre les formations
- Saisir les OM et les notes de frais pour la RAA et la RAQ (logiciel dédié)
- Suivre les congés, saisir et suivre les absences autorisées, saisir les absences imprévisibles (HQ) saisir les tickets restaurant dans HQ
- Saisir les mises à jour des fiches de postes suite aux formations, EAE
- Gérer le suivi des habilitations sur les étapes critiques
- Participer à des groupes de travail et actions de formation

Technique :

- Editer les Dossiers de Lot des DMDIV et PUL à fabriquer
- Scanner les documents identifiés pour la libération de lot des DMDIV et les archiver
- Relier les dossiers de lots, rapports et tout autre document à la demande, Classer et Archiver
- Participer à l'étape conditionnement quel que soit le DMDIV en appliquant les procédures en vigueur
- Suivi des enregistreurs de température destinés aux expéditions vers DOM, envoi annuel à OCPM pour maintenance ; suivi des enregistreurs fournis par QO (sauf maintenance)
- Suivi des comptes rendus des contrôles environnementaux des locaux

Logistique :

- Saisir les demandes d'enlèvement. Editer les lettre de voiture (Logiciel dédié) en cas de besoin Réaliser un suivi jusqu'à la livraison des DMDIVs
- Gérer les demandes d'enlèvements avec les Proformas associées pour les expéditions à destination des DOM (logiciel dédié)

Divers :

- Gérer les appels téléphoniques, prises de message et communiquer aux personnes concernées
- Peut être amenée à participer à la rédaction des CR de réunion de service, des revues de processus et direction selon les consignes données
- Gérer l'approvisionnement en consommables papeterie et cartouche
- Réaliser les archives annuelles (logiciel dédié)
- Peut être sollicitée pour rédiger / mettre en forme des consignes, des affiches, des mémos pour l'équipe