Assistant de Direction - Villejuif H/F

Communes

Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Culture générale informatique
Organisation de la vie professionnelle du cadre ou, de l'élu ou l'élue
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du directeur
- Établir une relation de confiance
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoir Être
- Autonomie, discrétion, confidentialité, rigueur
- Esprit d'initiative ;
- Esprit d'équipe ;
- Méthodique ;
- Qualités rédactionnelles et d'expressions ;
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- Très bon relationnel, qualité d'écoute, disponibilité, conseil, patience, anthropogogie ;
- Capacité à rendre compte de son activité ;
- Capacité d'auto-apprentissage et de veille dans le domaine ;
- Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs problèmes simultanément ;
- Goût pour le domaine des technologies de l'information et de la communication