Chargé de Gestion Administratif et Financier H/F INSTITUT PASTEUR

L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International, contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.

Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.

Au sein de la Direction Financière (80 personnes), sous l'autorité du responsable de service, vous intégrez une équipe de 5 personnes de contrôleurs de gestion et assistants de gestion. Le périmètre de responsabilité du service comprend 4 départements scientifiques.
Activités principales du service :
- Gestion administrative et financière des entités de l'Institut Pasteur et organismes partenaires
- Administration des achats
- Administration des ventes

Vos missions principales :
1. Administration des achats (via Coupa)
- Contrôle et Approbation des paniers d'achat
- Accompagnement des équipes du périmètre de rattachement dans le respect des procédures achats
- Traitement de différents types de commandes :
o Commandes avec multi-imputations
o Commandes avec acomptes
o Commandes sur devis
o Commandes ouvertes
o Commandes à échéancier
o Commandes de régularisation
o Commandes spécifiques Pasteur Network
- Suivi des réceptions et relances si nécessaire
- Demandes de mise en place de budgets équipement/jouvence
2. Suivi des missions et notes de frais (via Concur et SAP)
- Contrôle du budget lié aux missions
- Validation des demandes de mission et des notes de frais
- Suivi des opérations dans SAP : création de réserves de crédits, clôture des missions
- Désengagement des lignes budgétaires
3. Administration des ventes (via Easyfact)
- Création et suivi des commandes de vente
- Élaboration des contrats de vente
- Traitement des prestations internes (plateformes, animalerie, etc.)
- Vérification des données clients (SIRET, coordonnées, etc.)
- Suivi des imputations budgétaires et validation des flux
4. Suivi budgétaire et gestion des crédits
- Suivi des budgets de son périmètre, en lien avec les équipes
- Suivi des projets en fin de vie
- Nettoyage des dépenses engagées et des restes à consommer
- Préparation des documents pour les audits financiers
- Préparation des écritures de clôture (FNP)
5. Suivi des feuilles de temps (via Excel)
- Traitement des feuilles de temps pour les CDD et CDI
- Vérification des données transmises et archivage