1063406 H/F Randstad

Nous recherchons pour le compte de notre client Naval Group Lorient un(e) Assistant(e) administratif service achats (F/H).

Vos missions :
1. Organisation de l'agenda du Directeur
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur (prise de rendez-vous, courriers,
e-mails, congés)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,
déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences
téléphoniques, etc)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Responsable de département
ou du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les
réunions, etc)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
2. Gestion, suivi, archivage des comptes rendus et documentation du responsable et de son
entité
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations
essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à
jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs,
reporting, etc)
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la
conformité des livraisons
3. Communication
- Rédiger et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting,
rapports, comptes rendus, etc)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents
provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à
partir des consignes de son dirigeant)
- Gérer les listes de diffusion achats Lorient
- Gérer les accès réseau (création / modification)
4- Activités transverses achat
- Soutien administratif des acheteurs
- Suivi et analyse des effectifs S/T Lorient (par trimestre)
- Autres activités possibles à définir
Relations internes
- Échanger, demander et communiquer des informations à son responsable et son entité
- Échanger (donner et demander) des informations avec les autres entités avec lesquelles il
collabore afin de créer du lien
Relations externes
- Échanger (organisation de rendez-vous) avec des fournisseurs, clients, autorités, etc
Cotation