Agent - Agente d'Accueil et de Gestion Administrative H/F

Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

La Direction Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique (DGD PAT) gère le patrimoine immobilier de l'Université Grenoble Alpes (475 000m2 SUB, 206 bâtiments) avec 192 agents et un budget annuel de 40 M€. Elle est structurée en cinq directions, une antenne locale à Valence et une mission transversale.
Ses missions couvrent la gestion, la maintenance et l'exploitation des bâtiments, la stratégie immobilière, et la maîtrise d'ouvrage des projets de construction et rénovation. Elle assure aussi le soutien logistique (courrier, nettoyage, mobilier, sécurité). Elle gère également les aspects juridiques liés à la propriété et à l'occupation, tout en coordonnant les partenariats financiers et la gestion des dépenses liées aux projets immobiliers.
La transformation écologique et la durabilité sont au coeur de son action, tout comme l'aménagement des infrastructures universitaires (voiries, espaces verts, réseaux). Elle accompagne aussi les laboratoires et startups dans leur hébergement, contribuant ainsi à l'innovation et au dynamisme des sites universitaires.

Missions principales :

Votre mission principale sera de garantir l'accueil du site Biopolis et la gestion administrative quotidienne, tout en assurant la coordination des espaces, des services techniques et des prestataires afin de veiller au bon fonctionnement du bâtiment et à la qualité de service auprès des occupants et visiteurs.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des start-up, visiteurs et partenaires, et orienter les personnes sur le site.

- Gérer les livraisons et le courrier, de la réception à l'expédition.

- Organiser les réservations des salles et des espaces communs via Google Calendar et veiller à leur bonne utilisation.

- Contrôler le bon fonctionnement, l'équipement et la propreté des espaces, et déclencher les interventions nécessaires.

- Superviser le suivi des équipements de biotechnologie, en réalisant les vérifications régulières et en assurant la traçabilité.

- Coordonner les interventions techniques et informatiques, en interne via les outils de ticketing et en externe avec les prestataires.

- Accompagner l'arrivée et le départ des start-up, en assurant les démarches administratives, logistiques et les états des lieux.

- Gérer le suivi administratif, incluant la mise à jour des bases de données, les conventions, la facturation et les attestations d'assurance.

Spécificités du poste :

- Assurer une présence en matinée afin de garantir l'accueil des livraisons.
- Faire preuve de flexibilité dans la prise des congés, en coordination avec la responsable, pour assurer la continuité du service.

Compétence complémentaire demandée :

- Connaissance de l'organisation et de son environnement