Assistant d'Opérations H/F In Quarto

Votre mission : contribuer au bon déroulement des opérations de promotion immobilière dans leurs différentes phases par une gestion administrative et financière rigoureuse, en collaboration avec l'équipe projet. Apporter une assistance à l'ensemble de l'équipe promotion. Dans le détail :

Phase développement

- Assister le/la Responsable développement territorial sur ses missions, dans la gestion et l'organisation des événements et des rendez-vous, la préparation des courriers et compte-rendu
- Constituer les dossiers inhérents au développement
- collecte des informations et mise en forme
- les dossiers de concours
- dans le cadre d'appels à candidatures promoteurs : demander et constituer le dossier de candidature.

Phase études opérationnelles

- Assurer la mise à jour des données des opérations dans GOP à partir des éléments fournis par les Responsables de programmes,
- Sous contrôle des Responsables de programmes, adapter les contrats nécessaires (maîtrise d'oeuvre, bureau de contrôle, SPS, Qualitel, Habitat Environnement...)
- Envoyer à la maîtrise d'oeuvre l'engagement développement durable
- Envoyer en mairie le dossier de PC constitué par l'architecte. Le cas échéant, faire la demande de transfert de permis
- Envoyer la déclaration préalable auprès de la préfecture, CRAM, OPPBTP, médecine du travail
- Valider le BAT et s'assurer de l'affichage réglementaire du permis de construire dès réception de l'arrêté ; s'assurer de la réalisation des différents constats huissier

Phase appel d'offres

- Adapter le RPAO, le CCAP avec le Responsable de programmes
- Gérer la parution des appels d'offres
- Dépouiller la première enveloppe, vérifier toutes les pièces administratives pour transmission au responsable de programmes
- Assurer le suivi administratif des appels d'offres dans le respect de la procédure interne (devoir d'alerte)
- Faire signer la dévolution

Phase lancement de l'opération

- Préparer le dossier suivant les éléments transmis par le Responsable de programmes
- Effectuer les demandes de subventions selon les directives des Responsables de programmes.
- Préparer les dossiers marchés (OS, marchés, dossier administratif et plans ...), convoquer et recevoir les entreprises pour la signature des marchés
- Saisir les marchés dans IKOS
- Envoyer la déclaration préalable actualisée aux organismes officiels
- Mettre en place les contrats d'assurance (dommage-ouvrage...)

Phase chantier

- Contrôler les bons d'acompte (procédure interne) et contrôler systématiquement les factures fournisseurs
- Imputer les factures conformément à l'affectation des marchés aux opérations, s'assurer des process de signature et du respect des échéances
- Mettre en place les agréments des sous traitants dans le respect de la procédure interne
- Enregistrer les cautions bancaires
- Rédiger en temps opportun les avenants aux marchés
- Mettre en place l'assurance multirisque Habitation et demander les DPE.

Phase bouclage de l'opération

- Assurer le suivi administratif de fin de programme avec l'aide des Conducteurs d'Opérations
- Imputer les factures post arrêt prix de revient conformément à la procédure interne
- Formaliser les rapports d'exécution des marchés de travaux transmis aux Conseils d'Administration (Loi Sapin)

Tâches d'assistanat pour l'équipe promotion

- Préparer les courriers, rédiger des comptes-rendus, réaliser les supports de présentation pour les réunions, ...
- Traiter les appels téléphoniques, superviser les postes du service, planifier les réunions ou rdv
- Accueillir physiquement les visiteurs ou clients.