Assistante Administrative - Mairie de Divion H/F

Communes

Le métier vise à accompagner les élus : gestion de l'agenda, organisation des déplacements, élaboration et suivi des dossiers administratifs..., la mission vise à faciliter le travail des élus sur le terrain mais également au sein de la collectivité. L'agent connaît les rouages et le fonctionnement des collectivités locales ainsi que les délégations politiques

Assurer le secrétariat de Direction (président, élus, DGS, autres selon besoin)
Préparation, organisation, suivi des instances municipales y compris établissement notes de synthèse, comptes rendus, procès-verbaux, suivi des contrats et convention
Rédaction en lien avec les services des délibérations, télétransmission en préfecture (délibérations, décisions du Maire, arrêtés, ...
Gestion de l'agenda du Maire, des déplacements, de l'organisation de réunions et de rendez-vous initiés par le Président, la DGS ou à la demande des services
Assistance dans l'organisation des réunions, des événements et notamment de tous les événements protocolaires
Assurer la circulation de l'information institutionnelle, de veiller aux circuits de signatures, des actes...
Enregistrement, gestion du courrier, diffusion
Rédaction de courriers pour les partenaires ou administrés
Affichage, conservation et archivage des délibérations, conventions, arrêtés, décisions dans les registres
Diffusion des informations aux élus
Gestion des archives
Développement économique
Accueil physique et téléphonique de la Commune