Responsable du Secrétariat Général H/F

Structures de coopération territoriale

- piloter l'organisation et le bon fonctionnement du secrétariat général,
- organiser et suivre les instances
- gérer et sécuriser les actes administratifs
- piloter l'administration générale

Pilotage du secrétariat général et encadrement de l'équipe
-Encadrer et organiser l'activité du service (2 agents) ;
-Superviser l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion du courrier et des boîtes mails ;
-Élaborer et suivre le budget du secrétariat général ;
-Organiser les missions courantes d'administration générale

Organisation et suivi des instances de l'établissement
-Préparation, organisation et suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux
-Suivi de la logistique nécessaire à l'organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux (aménagement et préparation de la salle)
-Prévision et proposition des ordres du jour
-Conception des dossiers, relecture et transmission
-Envoi des convocations et dossiers (plateforme électronique) et information des EPCI et syndicats adhérents
-Gestion des relances en vue d'obtenir le quorum
-Rédaction des relevés de décisions et procès-verbaux
-Rédaction des délibérations et suivi (transmission au Contrôle de légalité et suivi, transmission aux services, suivi de l'exécution, publicité)
-Elaboration et/ou vérification et envoi des convocations et dossiers afférents des commissions permanentes, suivi des présences, préparation des feuilles d'émargement,
-Suivi des relations avec les élus, le Directeur Général des Services et les adhérents du SIREDOM

Gestion et sécurisation des actes administratifs
-Rédaction / vérification des décisions, transmission au Contrôle de légalité et suivi
-Rédaction des arrêtés, transmission au Contrôle de légalité et suivi
-Organisation et suivi du registre des délibérations et des décisions
-Gestion des archives (procédure d'archivage, contrôle des versements et suivi de l'archivage)

Administration générale
-Coordination entre la Direction Générale et les Services
-Contrôle et validation des parapheurs soumis à signature
-Organisation de manifestations (voeux, inaugurations, ...)
-Approvisionnement des services en fourniture de bureau et alimentation
-Suivi de l'entretien des locaux du siège du SIREDOM
-Gestion des assurances : déclaration de sinistres, gestion des dossiers, suivi de la sinistralité, mise à jour des données déclaratives.