Gestionnaire Administratif des Assemblées H/F

Cc Combrailles Sioule et Morge

Vos missions:

1/ Gestion des : Conseil communautaire, Conseil d'administration du CIAS, Comité Syndical du SYMPA (Parc de l'AIZE ZAC2) en cas d'absence de la secrétaire administrative

Envoi des convocations et note des dossiers, rédaction et envoi des comptes rendus, rédaction des délibérations et tenue des registres des délibérations, transmission au contrôle de légalité
Tri, classement, archivage.
Présence au conseil communautaire (collationnement des présents, absents, excusés, micro à faire passer,.)
Gestion des repas des élus, buffets de CSM ponctuellement.

2/ Secrétariat et accueil du public :

Secrétariat et Gestion de dossiers administratifs :
Réception, distribution et expédition du courrier, enregistrement des courriers départ-arrivée en binôme avec l'assistant (e) du Président
Traitement et orientation des mails,
Préparer des courriers, rapports, tableaux de bord, collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse, convocations, diffusion des comptes rendus, photocopies, .
Tri, classement et archivage de documents,
Référente archives au niveau des services administratifs
Gestion des stocks de biens et des fournitures, établissement des commandes, préparation et suivi des bons de commandes pour différents services,
Tenue de plannings de réservation des différentes salles, des véhicules de service,
Affichage d'informations, surveillance et contrôle des accès,
Dématérialisation des pièces justificatives de la dépense locale (récupération des factures sur Chorus, vérification et identification du budget concerné, numérisation des factures reçues en lien avec le service comptabilité, ventilation dans les différents services)
Tenue du registre des décisions (aide à la rédaction, numérotation, mise à la signature, diffusion, archivage) en cas d'absence de l'assistant(e) du Président
Gestion et suivi des candidatures spontanées et des stages
Suivi du parc informatique, téléphonique et copieurs en lien avec les prestataires (suivi marchés)

Intendance
Gestion des remises de clés
Mise en place des réunions en lien avec l'équipe technique

Accueil physique et téléphonique :
Tenue du standard téléphonique si besoin, filtrage et orientation et/ou information,
Faire le lien avec les services intercommunaux,
Répondre aux demandes de renseignements externes, gestion des demandes de la population,
Présenter une bonne image de la collectivité auprès des usagers

3/ Participe à la sécurité de l'établissement et à la coordination des secours
Veille au remplissage du registre de sécurité du bâtiment.
Assure ponctuellement l'ouverture et la fermeture de l'établissement. Procède à l'allumage et l'extinction des lumières.

4/ Participe à la vie de la collectivité
Participe aux réunions et suit toute formation jugée nécessaire à la qualité du service.
Rend compte de son activité au Responsable de service.

Prise de poste le 1er Avril 2026