Assistant Administratif et Technique Immobilier H/F Robert Walters

Nous recrutons un(e) Assistant administratif et technique immobilier H/F pour un CDI. Le poste est basé à Paris 08, Boulevard Haussmann. Vous travaillerez pour une société d'investissement immobilier tertiaire. Le poste est à pourvoir dès que possible avec une rémunération comprise entre 38000€ et 42000€ brut annuel.

Vous interviendrez sur un portefeuille de 700 lots, composé majoritairement de commerces de proximité, et assurerez les missions suivantes

Missions administratives générales :
- Traitement du courrier entrant et sortant : scan des recommandés et documents sensibles.
- Vérification du traitement de l'ensemble des courriels entrants et rappel aux collaborateurs concernés des mails non traités, vérification des mails bloques par le pare-feu
- Détachement des pièces jointes et classement informatique selon l'arborescence retenue par la Société et notamment les bilans annuels
- Établissement des factures d'honoraires de la Société
- Tenue des registres des mandats
- Accueil physique et téléphonique/ Prise de rendez-vous et gestion des agendas/Prise de messages
- Organisation d'événements (locations véhicules, cocktails, déjeuners d'équipe, inscription aux salons professionnels, etc)

Missions Ressources Humaines et Moyens généraux :
- Gestion des congés des collaborateurs et relation avec le service paye externalisé, médecine du travail
- Commande des fournitures et des repas du midi des collaborateurs
- Gestion des relations avec les prestataires de téléphonie, informatique, gardienne, gestionnaire des locaux, assurances de la Société, la mutuelle...

Mission d'assistanat technique :
- Suivi de la réception et du renvoi des votes aux assemblées générales de copropriété
dont dépendent les lots gérés par la Société et suivi de la réception des PV d'AG - relation syndics de copropriété
- Assister la responsable locative et technique :
o dans la gestion administrative des sinistres : traitement des mails urgents, saisine du syndic et de l'assurance
o commande des diagnostics techniques en cas de vente et location
o demande et suivi des devis