Assistant·e Administratif·ve - Commune de le Port H/F

Communes

Assurer l'accueil, le secrétariat, le suivi et le traitement des informations nécessaires au bon fonctionnement administratif
de la direction. Apporter un soutien quotidien à la hiérarchie en effectuant les tâches administratives et financières
d'exécution et de gestion courante dans le domaine de l'activité des services .

Activités principales :
- Gestion du standard : recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Accueil physique des usagers : renseigner et/ou transmettre la demande aux responsable concernés
- Enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi des courriers, diffusion de l'information
générale (note, information COS...) et des demandes des écoles
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme des documents informatiques (courriers, tableaux, plannings, fiches
descriptives rapports, note, consultation...) pour les 3 services de la DE
- Réalisation de plan d'irrigation, des espaces verts et du SIG
- Gestion du patrimoine plan irrigation/espace verts
- Gestion des stocks du patrimoine arboré de la pépinière
- Gestion et suivi des stocks matériel, pépinière, magasin etc... (entrée, sortie, inventaire)
- Gestion et suivi de manifestation diverses (JPO, APIDays, Concours Jardin & Balcon Fleuris...)
- Suivi du tableau de bord des demandes d'intervention (administrés, services communaux, associations...)
Activités secondaires :
- Suivi du tableau de bord des constats amiables d'accidents
- Accompagnement à l'utilisation de l'outil information de plusieurs agents de la DE
- Suivi des demandes et de remplacement des plantes de bureaux des différents services communaux
- Suivi du calendrier des réservations de la salle de réunion
- Suivi et classement des courriers arrivés et départs