Assistant·e Administratif·ve et Financier·e Fondation Amu H/F

Aix Marseille Université

Rattachée au pôle pilotage et communication de la Fondation amU et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du pilotage, mécénat et relations partenariales de la Fondation amU, la personne recrutée sera chargée de la prise en charge des actes de gestion liés aux activités de la direction du mécénat et du pilotage de la Fondation amU, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Elle produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des équipes opérationnelles en cohérence avec l'organisation administrative et financière déjà en place au sein de la Fondation amU. Elle accompagnera la direction dans les activités de gestion administrative liées aux instances et aux partenariats.

Domaine financier et budgétaire:

Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes opérationnelles de la Fondation
Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés
Saisir les opérations dans les logiciels : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, ordres de mission et états de frais,
Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)
Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) la réalisation conforme du circuit des dons, les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, suivi de la facturation des recettes...) et sous NOTILUS le solde des missions
Contrôler la bonne application des annexes financières et du règlement d'éligibilité de la dépense des projets
Aider à la mise en place et au suivi de conventions de (re)versement
Participer à la complétude des maquettes budgétaire de la Fondation amU dans le cadre du processus d'élaboration budgétaire
Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés à la direction : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes

Domaine administratif

Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),
Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité de la direction (mise en place de tableaux de bord, indicateurs)
Rédiger des comptes rendus
Aider à l'organisation des instances (bureau et conseil de gestion de la Fondation)
Aider à l'organisation des signatures de conventionnements
Aider à l'organisation et au suivi des comités de pilotage des conventionnements
Réaliser le secrétariat de la Fondation amU (courrier, agenda etc...)