Assistante Administrative H/F Groupe SOS

Dans le cadre des programmes ARPEJ et TAPAJ PACA, l'assistant·e administratif·ve assure l'interface avec les interlocuteurs externes, garantie la fluidité des échanges, la fiabilité des informations et le bon fonctionnement administratif.
Vos missions principales
I. Suivi administratif
Gestion des e-mails, réception et traitement du courrier.
Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs.
Déclarations à l'assureur et suivi des dossiers.
Classement, archivage et tenue des dossiers.
Commande et réception des fournitures et outils de travail.

II. Suivi RH
Tenue des dossiers du personnel et du registre du personnel.
Préparation des contrats de travail.
Saisie des absences dans le logiciel HR4You.
Transmission des arrêts maladie via Tick's.
Élaboration du fichier des EVP et transmission à la paie avant le 10 du mois.
Commande des titres restaurant.
Demande des soldes de tout compte après validation hiérarchique.
Mise à jour du tableau d'affichage employeur.

III. Comptabilité
Suivi des factures à payer, préparation du BED et des chèques.
Préparation des ordres de virement.
Transmission des documents comptables.
Suivi des dépenses et justificatifs (CB, carte TOTAL...).

IV. Suivi facturation - Chantiers TAPAJ Avignon & Marseille
Contrôle des achats et ventilation par devis chantiers.
Vérification de la conformité des devis TAPAJ émis.
Contrôle des factures émises et dépôt sur les plateformes dédiées.
Mise à jour du tableau de suivi facturation et chantiers.
Suivi des règlements et relances si nécessaire.
Points de vigilance du poste
Discrétion professionnelle indispensable.
Forte diversité des demandes : capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets simultanément.