Assistant·e de Direction -Direction de la Santé H/F MAIRIE DE VILLEJUIF

Au sein de la Direction de la Santé, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur.ice et les cadres de la direction. Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du service en assurant un appui quotidien à la direction. Véritable interface entre les équipes, les partenaires internes et externes, vous contribuez à la fluidité des échanges et au suivi des projets portés par la direction dans le champ de la santé publique.

MISSIONS PRINCIPALES :

Organiser la vie professionnelle du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé :
Gérer et traiter les informations écrites (courrier...) et orales (téléphone...) reçues quotidiennement ;
Organiser l'agenda du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé, prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
Relecture et diffusion des parapheurs ;
Organiser et planifier des réunions ;
Assister aux réunions pour en réaliser les comptes rendus ;
Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions ;
Répartir et suivre l'ensemble du courrier de la Direction et vérifier les parapheurs ;
Organiser le classement et l'archivage.

Suivre les projets et les activités de la Direction
Participer au suivi du budget de la Direction (participer à la préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis) ;
Suivre les délibérations et les conventions ;

Constituer les dossiers (thématiques) pour le.la directeur.rice de
la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé afin de faciliter
l'anticipation ;
Diffuser les informations internes et externes aux interlocuteurs
dédiés ;
S'assurer de la compréhension, du respect des circuits,
procédures, délais par les services ;
Renseigner et suivre les tableaux de bord de la Direction ;
Instruire ou constituer certains dossiers pour le.la directeur.rice
de la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé rechercher
les éléments de réponse, rédiger des courriers et notes ;
Centraliser les dossiers transversaux de la Direction ;
Participer aux réunions de Direction (rédaction des ordres du jour,
des compte rendus) ;
Suivre les congés des responsables de l'équipe de direction.

Assurer l'accueil téléphonique et physique
Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les
interlocuteurs ;
Renseigner des fiches d'entretien.