Assistant Administratif H/F

Gip Fcip

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
Liaison hiérarchique : sous la responsabilité hiérarchique du Chef du service du CAFOC.
Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et autres services du GIP-FCIP

Descriptif des missions

- Préparer les réunions
o Convoquer les participants
o Préparer les feuilles d'émargement
o Réserver les salles
- Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processus
o Rédiger les comptes rendus
o Classer et diffuser les comptes rendus
- Contribuer à l'actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)
- Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d'émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.)
- Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :
o Actualiser et mettre en forme
o Assurer le suivi des versions
o Diffuser, classer et archiver
o Mettre à jour l'affichage interne
- Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d'assistanat, selon les besoins)
- Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)
- Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord
- Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogique

COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES
Savoirs :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)
- Utiliser et gérer des outils collaboratifs
- Prendre des notes
Savoir-faire :
- Travailler en autonomie
- Travailler en équipe
- S'organiser
- Rendre compte
Savoir-être :
- Avoir le sens du service public
- Avoir une grande rigueur et des capacités d'organisation
- Avoir une capacité d'analyse et un sens critique
- Intérêt pour la Qualité, la RSO et le Handicap

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
Un test de compétences bureautiques sera réalisé lors du premier entretien.