Assistant de Direction Direction des Ressources Humaines H/F

CHU Bordeaux

Le poste :

Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales, l'assistante de direction facilite l'organisation quotidienne des Directeurs des Ressources Humaines.

En collaboration avec une seconde assistante de direction, elle assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction des Ressources Humaines.

Les dossiers sont traités au sein de la Direction des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, l'ensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.

Missions de secrétariat

· Gérer les agendas des Directeurs des Ressources Humaines ;

· Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des rendez-vous, réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique...) en respectant les délais de mise en oeuvre, les échéances et la cohérence des réunions ;

· Planifier et organiser les déplacements des Directeurs des Ressources Humaines : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;

· Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;

· Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;

· Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;

· Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat ;

· Assurer l'interface avec l'interne et l'externe ;

· Prise en charge des aspects logistiques (gestion des véhicules, des salles de réunions...).

Missions spécifiques liées au poste

- La préparation et le suivi des instances organisées par la Direction des Ressources Humaines (CSE, FSCT et CSO) ;
- L'appui administratif auprès des unités de la Direction des Ressources Humaines.

La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels impliqués travaillent en 7h30, sur des plages horaires éventuellement variables, pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.