Assistant de Direction H/F Ville de Lyon

La Direction Biodiversité et nature en ville, forte d'environ 400 agents, assure le réaménagement ou la création de nouveaux espaces paysagers et publics, et la gestion de 430 hectares de patrimoine répartis sur les 9 arrondissements de la ville.

Placé sous la responsabilité du Directeur de la DBNV, vous serez chargé à la fois d'assister le directeur dans ses missions quotidiennes mais aussi d'apporter votre aide au bon fonctionnement de la direction, en menant notamment diverses missions transversales. Membre du comité de direction, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux responsables de service.

A ce titre vous assurez les missions suivantes :

Pour le compte du directeur et du comité de direction (CODIR) :
Vous assurez l'organisation de la vie professionnelle du directeur et de la gestion de son agenda.
Vous préparez les dossiers pour les réunions et rédigez les compte-rendu des réunions de direction et assurez leurs diffusions.
Vous assurez le suivi des congés du CODIR.
Vous effectuez la mise sous parapheur des courriers et notes, suivi des parapheurs

Pour le compte de la Direction :
Vous assurez le suivi des courriers entrants.
Vous assurez le suivi et le pilotage du budget de fournitures et commandes ainsi que l'approvisionnement en fournitures du bâtiment.
Vous êtes en charge de l'organisation des évènements de la direction en coordination avec le service Lyon Nature.
Vous assurez le suivi des abonnements et des réservations de salles.
Enfin vous êtes le référent des projets participatifs et coopératifs de la Direction (CRM), de l'archivage et assurez le suivi des ordres de mission.

Vous encadrez et coordonnez l'activité de l'agent en charge de l'assistance administrative auprès des différents service de la direction.