Assistant de Direction H/F

Centre Hospitalier Paul Chapron

Rattaché à la Direction Générale, l'assistant de Direction est en charge également de la communication interne, du secrétariat de la Direction des Usagers et de la Coordination des archives administratives.
En collaboration avec une Assistante de Direction à 50%, le Secrétariat de Direction du Centre Hospitalier du Mans, les Cadres et chefs de service du Centre Hospitalier, les Usagers et les représentants ainsi que les Partenaires institutionnels.
- Assurer le secrétariat de la Direction et de la responsable de la relation avec les Usagers,
- Co-piloter la communication interne et animer activement le groupe chargé de la communication de l'établissement,
- Coordonner la gestion des archives administratives,
- Contribuer à la qualité de l'image institutionnelle et à la traçabilité des informations.
Secrétariat de Direction :
- Gérer l'agenda du Directeur Délégué et la logistique associée,
- Organiser des réunions (convocations, préparation des dossiers, logistique
- Rédiger des comptes rendus du Directoire, du Conseil de Surveillance et, le cas échéant, de la cellule de crise et assurer leur diffusion,
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers ou des visiteurs,
- Gérer le classement et l'archivage physique et numérique, des dossiers relevant de la Direction Déléguée,
- Mettre en forme les documents institutionnels
- Suivre les échéances et les relances des dossiers,
- Suivre les dossiers d'autorisation d'activité, des CPOM de l'établissement,
- Coordonner la gestion administrative avec les autres services administratifs,
- Réservation des salles de réunion et gestion des clés associée,
- Commander des fournitures de bureau pour la direction,
- Mettre à jour la gestion documentaire
- Mettre à jour l'annuaire (une à deux fois tous les deux mois) de l'établissement,
- Mettre à jour de la composition des instances,
- Enregistrer des conventions dans le classeur numérique dédié,
- Gérer l'arborescence du serveur Direction et Codir
Secrétariat de Direction :
- Gérer les réclamations et les plaintes :
o Enregistrement et suivi des courriers de remerciements, de plaintes et de réclamations,
o Coordination du recueil des informations avec les services concernés,
o Suivi des délais réglementaires de réponse,
o Rédaction et mise en forme des réponses,
- Organisation de la Commission des Usagers:
o Préparation des convocations,
o Élaboration des ordres du jour,
o Rédaction et diffusion des comptes rendus,
o Suivi des recommandations et des plans d'actions,
- Organiser la logistique des séances de médiation médicales et non médicales,
- Élaborer et suivre les tableaux de bord dédiés,
- Participer au rapport annuel des usagers.
Communication interne :
- Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre du plan de communication interne,
- Rédiger et diffuser les supports d'information :
o Notes internes
o Flash info, sanitaire et médico-social
o Le P'tit Courrier
o Affichage institutionnel
o Message intranet
- Mettre à jour des contenus des sites intranet et internet,
- Coordonner la diffusion des informations institutionnelles,
- Appui à l'organisation d'événements internes
- Harmoniser la charte graphique et les supports de communication,
- Veiller à la cohérence des messages institutionnels
Coordination des Archives Administratives :
- Organiser et superviser la gestion des archives administratives,
- Élaborer et mettre à jour le plan de classement,
- Coordonner les versements des archives des services administratifs,
- Veiller au respect des règles de conservation et d'élimination
- Mettre en place les outils de suivi des archives,
- Sensibiliser les services administratifs aux bonnes pratiques d'archivage,
- Participer à la dématérialisation et à l'archivage numérique,
- Garantir la confidentialité et de la sécurisation des documents administratifs et divers actes.