Assistant de Direction - Ville de Dunkerque H/F

Communes

Rejoignez et parcourez les coulisses de l'organisation du collectif de direction générale pour en savoir plus sur le fonctionnement de la Ville et des projets structurants !
A l'échelle de l'équipe de Direction Générale Ville, vous ferez partie de l'équipe des assistantes de direction qui exercent leurs missions auprès des membres de la direction générale.

Le présent poste est dédié à l'assistance de la directrice générale adjointe Administration commerce sécurité, en lien avec les autres assistantes de direction.

Afin de mieux concilier les temps de chacun (congés, formation...) un fonctionnement d'équipe, permettant une totale polyvalence entre les assistantes de la direction générale, a été structuré, ce qui se traduit par une réelle coopération entre assistantes de direction des membres de la DG.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

Organiser la vie professionnelle de la directrice générale adjointe
Principalement affecté(e) auprès du DGA. Administration commerce sécurité, l'assistant(e) est cependant également amené à prendre en charge une partie des missions similaires requises par d'autres membres de la Direction Générale, selon des modalités de répartition à définir, en fonction du besoin à couvrir et de l'équilibre des plans de charge des collègues assurant les mêmes fonctions auprès du DGS et des autres DGA :
- Suivre les projets et activités de la direction générale
- Organiser et planifier les réunions, appuyer à la préparation des réunions, en assurer le suivi
- Assurer le lien entre le directeur général adjoint, les directions et services de son pôle

Traiter les dossiers, saisir les documents et suivre les projets et activités de la direction générale
- Réaliser les travaux administratifs et garantir le classement et l'archivage
- Rédiger en toute autonomie les comptes-rendus de réunions, les notes internes, synthèses et courriers
- Garantir le suivi du courrier et la qualité des réponses, acheminer les parapheurs

Assurer l'accueil physique et téléphonique et relayer les informations
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
- Renseigner, orienter l'interlocuteur et les demandes et les hiérarchiser selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Intervenir sur Elise, E-congé, Astre selon les consignes de la DGA.