Assistant Administratif du Service Jeunesse Prévention H/F

Mairie

Activités principales :
Gestion administrative et accueil
- Assurer une mission de renseignement via l'accueil physique et téléphonique des usagers du Patio,
- Traitement des courriers du service via le logiciel MAARCH (réception, réponse, envoi...) et la boîte mail générique du service,
- Assurer une mission d'inscription du public aux activités et d'encaissement (facturation) des usagers en respectant les procédures administratives et financières en vigueur,
- Gérer les prêts de salles de l'équipement Le Patio aux associations et partenaires locaux selon les procédures prévues par le service vie associative: planification annuelle et en fonction des demandes, conventions, mise à jour des badges via le logiciel SALTO, et assurer le lien avec les associations,
- Saisir et suivre les demandes de travaux concernant le bâtiment via le logiciel OCTOPUS,
- Gérer le suivi des demandes d'aide aux projets des jeunes,
- Apporter un support administratif à l'ensemble des actions portées par l'équipe : mise en oeuvre de projets, d'animations et d'événements,
Suivi financier et comptable :
- Assurer des encaissements d'inscriptions et contrôle des encaissements,
- Émettre des factures aux parents,
- Utiliser le logiciel comptable CONCERTO : inscriptions, extraction de statistiques, émission de listing ...

Relations fonctionnelles internes et externes :
- Relation étroite de travail avec le référent budgétaire du service jeunesse-prévention, sous l'autorité du chef de service jeunesse-prévention,
- Agents du service Jeunesse Prévention (8 agents) et transversalité avec les autres services de la Direction Éducation Jeunesse Prévention dont le secteur administratif et accueil usagers,
- Relation fonctionnelle avec les services supports de la collectivité : service des finances, service vie associative, Centre Technique Municipal (CTM) et Bureau d'Etudes interne (BE), SARU (accueil HDV) et l'ensemble des services municipaux en fonction des besoins,
- Relations très régulières avec les associations locales et notamment l'association MJC de Saint-Egrève, principale utilisatrice des locaux du Patio,

Attributions secondaires ou ponctuelles :
Gestion budgétaire, en cas d'absence du référent administratif et financier :
- Traitement des bons de commandes sur CIRIL,
- Traitement des factures liées,
- Suivi des engagements, créations comptes et contacts fournisseurs en lien avec le service Finances,

Compétences et qualités requises :
- Compétences en gestion administrative : rédaction des écrits, organisation et priorisation des tâches,
- Connaissances des principales règles budgétaires de la comptabilité publique,
- Compétences informatiques : capacité à se former sur les logiciels métiers,
- Compétences relationnelles : aisance orale et facilité à conduire un échange avec les usagers,
- Connaissance de l'environnement territorial et des principes du service public,

Aptitudes et capacités :
- Écoute active, capacité à identifier un besoin, reformuler une demande et proposer des solutions adaptées,
- Rigueur dans l'application des procédures de la collectivité,
- Autonomie dans la conduite des missions confiées,
- Discrétion professionnelle notamment quant aux situations des usagers,
- Aptitudes au travail en équipe, au partenariat et en transversalité,
- Disponibilité, adaptabilité, ponctualité et fiabilité,
Degré d'autonomie et de responsabilité :
- Placé sous la responsabilité du chef du service jeunesse prévention,
- Action guidée par des réglementations et des méthodes globales définies par le métier exercé,
- Autonomie dans les missions administratives,

Conditions de travail et rémunération :
- 18h/semaine. Horaires prévisionnels : Mardi 10h-12h30 et 13h30-16h, mercredi de 14h-19h, jeudi 14h-18h, vendredi 14h-18h.