Poste de Secrétaire Pédagogique à Temps Plein est à Pourvoir à l'Institut de Formation H/F

EPSM de l'Agglomération Lilloise

Missions générales

- Accueil téléphonique et physique; personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie de l'Institut (étudiants, formateurs, direction, vacataires, extérieurs), gestion du système du contrôle d'accès à l'Institut
- Mise en forme, saisie et diffusion interne et externe de divers documents (courriers, convocations, conventions, dossiers, statistiques diverses...)
- Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d'information et implication dans la réalisation et le suivi du site internet de l'IFSI (mise à jour)
- Gestion du courrier, photocopies, classement, réorientation, archivage.
- Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
- Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques à l'Institut.
- Préparation et organisation des épreuves de sélection spécifiques, et gestion de la procédure Parcoursup
- Organisation des commissions d'attribution des crédits, des différents conseils et instances : préparation des documents, élaboration des procès-verbaux.
- Participation à la gestion et au suivi des groupes de formation continue de l'Institut

Par répartition de promotion (1ère, 2ème et 3ème Année en soins infirmiers, aides-soignants et cadres de santé):

- Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et vérification de la mise à jour, suivie de la conformité des dossiers des apprenants. Vérification des dossiers avant les jurys de diplomation;
- Saisie des absences des apprenants et déclaration aux financeurs (Employeurs, OPCO, Pôle emploi, Conseil Régional,...) sous forme papier (imprimés divers, attestations...) ou site web.
- Constitution des dossiers de rémunération Région pour les élèves aides-soignants sur site externe (DEFI)
- Saisie des interventions réalisées par les formateurs occasionnels en lien avec l'adjoint des cadres pour leur rémunération
- Suivi administratif des stages étudiants, préparation et suivi des conventions de stage
- Suivi administratif relatif au paiement des indemnités de stages infirmiers et remboursement des frais de déplacement en lien avec l'adjoint des cadres, la DRH.
- Préparation administrative des épreuves d'évaluation écrites des apprenants et collaboration avec l'Université pour les épreuves universitaires.
- Participation aux aménagements de formation et examens pour les apprenants en situation de handicap