Fiche de Poste Assistant de Direction H/F AXIOME ASSOCIES

Vos principales missions

Soutien administratif & financier/comptable

Collecter, classer et transmettre les pièces comptables aux experts-comptables.
Préparer les relances, les paiements, les justificatifs.
Organiser les dossiers de recherche, banques, dettes SPV.
Vérifier la cohérence des imputations analytiques (corporate / projet / SPV) et alerter en cas d'anomalie ou de pièces manquantes.
Centraliser les justificatifs financiers (factures, conventions, contrats) nécessaires aux contrôles, audits et demandes de subventions.
Sage : saisie comptable et notes de frais.



Suivi des filiales & corporate

Création administrative de société (INPI), Kbis, formalités Infogreffe.
Organiser les dossiers juridiques (statuts, PV, AG, comités).
Centraliser les pièces financières et administratives requises par les banques et partenaires financiers.
Assurer le suivi documentaire des dettes SPV (contrats de financement, échéanciers, garanties, DSRF, covenants documentaires).
Préparer les éléments nécessaires aux reportings financiers périodiques exigés par les prêteurs.
Archiver de manière sécurisée l'ensemble des documents financiers et contractuels liés aux financements.
Planifier et suivre les calendriers juridiques (AG, CA, obligations annuelles).



Datarooms & documentation

Organisation et mise à jour des datarooms (banques, investisseurs, Vivépic).
Classement et préparation des pièces requises.



Assurances & flotte

Gérer la flotte automobile : suivi des contrats, déclarations de sinistres, gestion des amendes, renouvellement ou restitution des véhicules.
Centraliser et mettre à jour le tableau de suivi des assurances pour l'ensemble des entités :

Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)

Responsabilité Civile des Mandataires Sociaux (RCMS)

Décennale (AMO / BE)

Tous Risques Chantier et Montage Essais (TRCME)

Assurance Exploitation

Assurance Homme Clé

Suivre les échéances, attestations et renouvellements, en lien avec les assureurs et courtiers.
Préparer les éléments nécessaires aux déclarations assurantielles demandées par les financeurs.



Téléphonie & IT

Assurer le suivi des lignes téléphoniques (Orange Business, Orange Pro) : abonnements, résiliations, contrôles des factures.
Gérer le parc informatique :

PC, téléphones, périphériques

Attribution du matériel aux collaborateurs

Suivi des entrées/sorties

Administrer les licences logicielles et accès aux outils (finance, juridique, data, collaboration).

Garantir la cohérence des droits d'accès aux outils internes (création, modification, suppression).

Participer à la structuration progressive des process IT et cybersécurité de base.



Administration RH

Assurer la gestion administrative du personnel en lien direct avec le Directeur Général et le cabinet de paie.
S'assurer de la tenue à jour du SI RH (paie, congés, temps, entrée/sortie, évolutions contrats, documents).
Gérer administrativement les relations avec les organismes sociaux et la médecine du travail.



Appui équipes

Vérification des tableaux d'aide à la décisions, report de chiffres lors des moments clés.
Aide à la complétude des dossiers Enedis.
Maintien à jour des documents d'entreprises partagés aux tiers (kbis, RIB etc).
Pédagogie aux équipes sur les outils RH, ERP, CRM, PPM, finance.



Vous intervenez dans un environnement multi-sociétés, à forte intensité financière et réglementaire.