Office Manager H/F

SSID

Notre vision de l'Office Manager :

En tant qu'Office Manager dans le cadre du remplacement de congé maternité de Jeanne, ton rôle sera d'assurer la continuité du fonctionnement administratif, comptable, organisationnel et opérationnel de l'agence. Tu seras le point de contact interne privilégié, garant(e) du bon déroulé des opérations quotidiennes, du suivi financier et de l'organisation générale.

Tes missions :

Gestion comptable et financière :

- Virements fournisseurs et virements de paie,
- Suivi des règlements clients,
- Relances pour factures impayées + édition des mises en demeure,
- Rapprochements bancaires,
- Vérification des feuilles de temps,
- Gestion de la trésorerie : état des comptes, suivi hebdomadaire,
- Déclaration de TVA,
- Extraction des comptes et indicateurs comptables BU.

Administration et facturation :

- Suivi et édition des contrats clients, sous-traitants, avenants,
- Gestion administrative des sous-traitants (documents, relances, mise à jour),
- Edition et suivi des devis et bons de commande,
- Suivi des contrats fournisseurs (électricité, assurance, internet...),
- Réalisation du BPF (bilan pédagogique de formation),
- Facturation client (incl. factures, envois, vérifications),

Coordination des consultants :

- Organisation des suivis de mission,
- Envoi des questionnaires de suivi, relances collaborateurs/managers,
- On-boarding sous-traitants et collaborateurs chez de nouveaux clients,

Organisation du bureau et gestion des services généraux :

- Archivage et tenue des dossiers,
- Organisation de l'agenda de la direction,
- Traitement du courrier,
- Aménagement, entretien et gestion courante des locaux,
- Suivi du parc informatique et du matériel,
- Organisation des déplacements des collaborateurs.

Formation :

- Edition des devis et contrats de formation,
- Suivi des bons de commande des prestataires,
- Facturation des formations externes.

On parle de toi...:

- Expérience confirmée en Office Management, gestion administrative ou assistanat polyvalent et idéalement en ESN,
- À l'aise avec les sujets comptables (facturation, trésorerie, TVA, relances),
- Grande rigueur, sens de l'organisation, discrétion et autonomie,
- Excellent relationnel, sens du service et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.

...Et des outils et méthodologies qui te parles :

- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, suite Google, Dropbox, Notion) et idéalement OBMS/LBC.

SSID est Pure Player Testing depuis maintenant 10 ans. L'objectif est d'en faire une ESN différente des autres, une entreprise spécialisée uniquement dans le test logiciel, mais avec ce petit truc en plus : de vraies valeurs partagées.

Basés sur Lille et aussi sur Lyon, nous cherchons des collaborateurs ayant une forte sensibilité aux métiers du test et ayant l'envie de rejoindre notre team pour partager l'aventure SSID dans une ambiance chaleureuse (pour de vrai) avec nos SSIDiens et SSIDiennes !

Nos expertises : La qualité logicielle, le coaching, le conseil, la formation, et bien d'autres à découvrir !

Notre Agence Lilloise est la première agence SSID ayant vu le jour !

Nous accueillons régulièrement nos collaborateurs en mission chez nos clients pour des journées de travail collectives, nous permettant de passer un moment convivial tous ensemble le temps d'une journée !

Nos locaux Lillois offrent un cadre de travail décontracté à la campagne où la convivialité entre collègues est primordiale !

La Maison comme nous aimons l'appeler, se trouve à Templeuve en Pévèle près de Lille (15 minutes en train) et offre un cadre unique en son genre : piscine intérieure, coin sportif, terrain extérieur permettant de se relaxer lors des pauses méridiennes, etc...

Pour en découvrir plus sur notre agence Lilloise, rendez-vous sur notre page instagram !