Assistant de Coordination H/F

Coordinov

Poste clé du dispositif, l'Assistant(e) de coordination contribue directement à la fluidité des parcours, à la qualité de l'accueil des usagers et au bon fonctionnement quotidien de l'équipe.

Sous la responsabilité de la Direction et en lien étroit avec l'équipe de coordination, l'Assistant(e) de Coordination il/elle est le premier point de contact de l'association, offrant un accueil bienveillant et professionnel.

Axe 1 : Accueil, Orientation et Gestion des Demandes

Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'association : être le premier interlocuteur bienveillant pour les patients, les familles et les professionnels.
Fournir un premier niveau d'information sur les missions et le fonctionnement du DAC.
Réceptionner, trier et orienter les nouvelles demandes d'appui à la coordination (par téléphone, courriel, via des plateformes sécurisées).
S'assurer que le patient ou la famille est bien informé de la demande (si ce dernier ou sa famille n'est pas à l'origine de la demande).
Recueillir les informations essentielles pour qualifier la demande et la transmettre au coordinateur de parcours compétent.
Tenir informé le demandeur des suites données à la demande initiale.
Assurer la traçabilité des demandes sur le logiciel métier de coordination.

Axe 2 : Appui Logistique à l'Équipe Pluridisciplinaire

Planifier et organiser les réunions pluriprofessionnelles (internes et externes)
Préparer les supports de réunion (ordres du jour, synthèses de situation...).
Planifier et organiser les soins de supports (ateliers à destination des patients et des aidants).
Alimenter et mettre à jour les différents annuaires de professionnels/structures qui seront constitués, en collaboration avec le coordonnateur de parcours et le chargé de projets et d'animation.

Axe 3 : Administration générale de l'association

Gestion du courrier
Gestion des fournitures
Suivi de la flotte automobile
Interface avec les fournisseurs (locaux, entretien, téléphonie, photocopieur, .)

Les missions pourront évoluer dans le respect du cadre du poste et des besoins de l'Association, et après échange avec la Direction.