Secrétaire du Laboratoire Certes H/F

Université Paris Est Créteil (UPEC)

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service, votre mission principale s'articule autour de la gestion du secrétariat du laboratoire CERTES.

A ce titre, vos activités se déclineront comme suit :

Activités essentielles :

Secrétariat du Laboratoire LISSI et de l'équipe de direction (1 directeur, 2 directeurs adjoints)
Faire le lien avec les différents services et composantes de l'UPEC, ainsi que les entités extérieures à l'Université
Accueil physique et téléphonique des étudiants, doctorants, stagiaires, professeurs invités étrangers... et relation avec l'administration de l'école doctorale
Gestion des conventions de stages du laboratoire CERTES
Création des dossiers de recrutement des stagiaires et CDD pour leur gratification en liaison avec la Direction de la Recherche et de la Valorisation ainsi que le service du personnel de l'IUT
Gestion et suivi financier du laboratoire (bons de commande, factures, remboursements) en collaboration avec le service financier de l'IUT
Suivi de la logistique (réception des colis, bons de livraison) en lien avec le service technique de l'IUT et le service technique du laboratoire
Gestion et suivi financier des différents contrats de recherche des enseignants chercheurs en collaboration avec la Direction de la Recherche et de la Valorisation
Organisation des jurys de thèse et accueil des Professeurs invités
Participation à l'organisation des événements de la vie du laboratoire
Gestion des missions des membres du laboratoire (24 permanents)
Gestion des demandes d'intervention auprès des services (Techniques, Patrimoine, service informatique) en collaboration avec le service technique du laboratoire ;
Organisation et gestion des élections et conseils de laboratoire en lien avec l'IUT
Réservation des salles de réunion
Activités associées :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents