Secrétaire de Direction BTP H/F

France Travail

Au sein d'une PME active dans le domaine de la plâtrerie-peinture, votre mission sera d'assurer la gestion administrative, les appels d'offres et la facturation de l'entreprise.
Mission

Gestion administrative des chantiers
- Transmettre les pièces demandées par le maître d'ouvrage
- Faire les demandes pour les pièces administratives sur les plateformes en ligne et les transmettre à la MOA/MOE
- Demander des attestations aux fournisseurs (ex. PV de résistance coupe-feu)
- Etablir des fiches techniques pour la MOA/MOE
- Rédiger les pièces administratives de sous-traitance
- Relancer et demander aux sous-traitants leurs pièces administratives requises, manquantes ou expirée et vérifier régulièrement les dates de validités des celles-ci

Gestion des agendas
- Planifier des réunions de chantier sur plusieurs semaines selon les plannings pointés par le maître d'ouvrage
- Vérifier les comptes rendus des réunions de chantier et replanifier les éventuels reports des réunions de chantier sur l'agenda
- Prévenir le maître d'ouvrage en cas d'absence, congés ou impossibilité d'assister à la réunion de chantier
- Planifier des déplacements dans l'agenda
- Réserver des hôtels / AirBNB

Devis et facturation et gestion administrative
- Reprendre le détail des marchés sur le logiciel de facturation
- Etablir des devis et factures clients
- Etablir les DGD et suivre les dépôts de garantie
- Envoyer des devis et factures aux clients ou prospects
- Déposer et saisir des situations sur les plateformes en ligne (ex. CHORUS)
- Transmettre les factures client et les certificats de paiement à la comptabilité
- Sauvegarder régulièrement la base de données du logiciel de facturation
- Transmettre les factures fournisseurs et sous-traitants à la comptabilité et à la direction

Appels d'offres
- Veille d'appels d'offres : rechercher régulièrement les consultations en travaux de plâtrerie - peinture - faux plafonds - isolation, sur les plateformes en ligne
- Télécharger les règlements de consultation, les DCE et enregistrer les liens vers les consultations sur la plateforme cible
- Lire les réponses aux questions et retélécharger les DCE à chaque mise à jour
- Imprimer un rapport hebdomadaire des consultations en cours et le proposer à la direction
- Préparer les dossiers des réponses aux appels d'offres (hors chiffrage)
- Déposer les dossiers de candidature et d'offre de l'entreprise sur les plateformes

Courrier, mails & impressions
- Labelliser les emails, les trier et les ranger dans les bons dossiers selon le plan de classement de l'entreprise
- Enregistrer les pièces jointes dans les dossiers correspondants dans l'espace de stockage
- Imprimer les mails importants et les mettre dans les bannettes des collaborateurs ou le classeur de la direction
- Envoyer, réceptionner et gérer le courrier postal de l'entreprise
- Ranger les documents papier importants de l'entreprise selon le plan de classement et nettoyer la boîte mail et l'espace de stockage

Compétences requises
- Bac +2 Gestion PME / PMI ou expérience équivalente confirmée
- Un an d'expérience minimum
- Maîtrise impérative de Word, Excel et Google Agenda.
- Maîtrise impérative de la facturation et de l'établissement de devis
- Bonne connaissance du domaine du bâtiment
- Maîtrise des appels d'offres :
- Veille et recherche d'appels d'offres
- Montage de dossiers de candidature
- Dépôt des candidatures sur les plateformes en ligne

Qualités requises
- Capacité de concentration
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Autonomie et sens du travail en groupe
- Bon relationnel et sens de la diplomatie