Secrétaire d'Élu - Vitry-Sur-Seine H/F

Communes

Plurielle, solidaire et conviviale, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. Elle mène, par ailleurs, de grands projets d'aménagements.

L'assistant(e) auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal(e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature. Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des directions et les services de l'administration.

Vous aurez pour principales missions :

- Assister le (la) Maire-Adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation
- Pendre des notes,
- Mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents,
- Suivre etorienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE),
- Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions,
- Gérer l'agenda, organiser l'archivage et le classement des dossiers,
- Suivreles projets et activités du (des) secteurs de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e),
- Organiser et planifier les réunions : coordonne les agendas et invite les participants, prépare la réunion du point de vue logistique, prépare en amont avec les services les dossiers pour les réunions.
- Accueillir, communiquer et orienter : accueille les visiteurs, reçois, filtre, traite ou transmet les appels téléphoniques et les courriels, assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants, assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée.