Agent de Gestion Administrative - Mairie de Hautefort H/F

Communes

Sous la directive des élus et de la secrétaire générale de mairie, l'agent de gestion administrative assurera l'accueil des administrés, participera à la gestion du secrétariat et à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale.

Activités de la mission 1 : ACCUEIL
- Assurer l'accueil téléphonique des administrés ;
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaitre l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services) ;
- Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses ;
- Rédiger des attestations diverses ;
- Gérer la régie photocopie ;

Activités de la mission 2 : ETAT-CIVIL
- Enregistrer tous les actes d'état-civil : naissance, mariage, décès ;
- Délivrer les actes et les documents annexes tout en respectant la règlementation ;
- Mettre à jour tous les registres ;
- Surveiller la consultation des registres ;
- Préparer les cérémonies de mariage, de parrainages civils et de PACS ;
- Procéder au recensement citoyen.

Activités de la mission 3 : GESTION DES SALLES COMMUNALES
- Gérer le planning de location des salles communales ;
- Gérer administrativement les dossiers de mise à disposition et de location ;
- Relayer les dossiers au service général pour la facturation ;
- Mettre à disposition le planning au service technique en charge de l'hygiène des bâtiments.

Activités de la mission 4 : ELECTIONS
- Revoir et refondre les listes électorales (additions, radiations, changement d'adresse...) ;
- Organiser les réunions de la commission de révision des listes électorales ;
- Editer les cartes électorales et tous les documents électoraux ;
- Organiser des scrutins ;
- Mettre en place les bureaux de vote et tout le matériel nécessaire ;
- Participer aux scrutins : permanences, procurations, dépouillement...
- Veiller juridiquement au domaine, s'adapter aux nouveaux outils numériques.

Activités de la mission 5 : COMMUNICATION
- Élaborer des supports et outils de communication ;
- Mettre en oeuvre la conception, la fabrication et la diffusion dans les différents réseaux.

MISSIONS SECONDAIRES
- Gérer le registre de départ du courrier, l'affranchissement ;
- Rédiger la correspondance courante ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Gérer les diverses déclarations : chiens dangereux, frelons, débits de boissons, brûlages, ventes au déballage, locations tables et bancs, attestations d'accueil, aide sociale, nouveaux arrivants et diverses autres demandes ;
- Jury d'assises : convocations, préparation réunion tirage au sort et suivi administratif.