Assistante et Collaboratrice de Direction - Fontenay-Sous-Bois H/F

Communes

Au sein de la Direction Générale des Services Techniques et de l'Urbanisme structuré autour de 5 directions et de 2 services, vous apporterez un appui administratif, organisationnel et fonctionnel à la DGSTU.
Vous contribuerez à la coordination transversale, à la sécurisation des procédures et à la bonne circulation de l'information afin de faciliter le pilotage des dossiers portés par la DGSTU. Vous aurez à assurer les missions d'assistante de direction, de coordination administrative transversale, de gestion administrative et documentaires et un appui aux projets et aux instances dans une logique de collaboration étroite avec la DGSTU.

Activités
- Gérer l'agenda et organiser les RDV, les réunions de directions, les comités de pilotage et les réunions transversales
- Préparer administrativement les dossiers, rédiger et diffuser les comptes rendus, suivre les décisions, relances et échéances
- Faire l'interface administrative entre la DGSTU, les directions et les services de la DGSTU, suivre les échéances des instances de la collectivité, contribuer à l'harmonisation des pratiques administratives
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapport, gérer les parapheurs et circuit de validation, classer, archiver et gérer les dossiers, mettre à jour les tableaux de suivi
- Apporter un appui administratif au suivi des projets structurants, contribuer à la préparation des commissions et réunions avec les élus, coordination administrative entre directions sur les projets transversaux
- Assurer un suivi des priorités et décisions de la DGSTU, contribuer à la préparation et à la sécurisation des dossiers soumis à arbitrage, et veiller à la qualité, à la fiabilité et la confidentialité des informations traitées

Conditions d'exercice
- 36h40 heures hebdomadaires
- Horaires de bureau de : 08h30/09h00 - 17h00/17h30 sur 5 jours
- Possibilité de travail sur 4.5 jours
- Poste à forte transversalité
- Relations fréquentes avec des interlocuteurs variés
- Pics d'activités liés aux projets et échéances institutionnelles
- Disponibilité ponctuelle