Secrétaire des Directions Adjointes des Territoires Solidaires et de l'Insertion - Siège Mont De... H/F

Conseils départementaux

Description détaillée
Assurer le secrétariat des Directions Adjointes des Territoires Solidaires et de l'Insertion et seconder les directeurs adjoints sur les activités de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi et de classement des dossiers (tri, archivage des documents numériques...)
Gérer les demandes d'habilitations au SI partenaires (CAF et fournisseurs d'énergie)
Gestion et coordination des parapheurs dont ceux pour signature du Président
Assurer le lien et le suivi des sollicitations des Directeurs Adjoints avec les autres Directions et notamment le Cabinet, les élus et les autres DGA

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et avec les partenaires
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
Gestion du courrier (arrivée et départ) et transfert vers les secteurs
Construire et tenir à jour le tableau des partenaires (Directions adjointes Territoires Solidaires et insertion), diffusion des informations du CD aux partenaires

Travaux de bureautique pour les Directions Adjointes des Territoires Solidaires et de l'Insertion :
Frappe, mise en forme et diffusion sur les territoires des productions écrites (notes, courriers...) en garantissant la qualité sur la forme
Suivi des circuits de signature
Réception les tableaux RH émanant des circonscriptions (tableaux prévisionnels des congés, tableaux normalisés)
Commande des fournitures (fournitures de bureaux, calendriers ...)
Assurer l'accueil téléphonique et physique des Directions Adjointes des Territoires Solidaires et de l'Insertion :
Renseigner et orienter les interlocuteurs vers les agents concernés
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Gestion de la boite mail générique Territoires Solidaires
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Instruire les demandes GRC en lien avec les services concernés
Actualiser les outils de gestion du service
Proposer la création et assurer la gestion des nouveaux outils administratifs relatifs à XL territoire Solidaire (données chiffrées, communication aux acteurs internes...)

Soutenir les DA dans l'organisation et l'animation de groupes thématiques
Participation à certaines réunions à la demande, coordination de l'organisation des réunions avec les partenaires (réservation de salles, invitations ...) et rédaction de comptes rendus
Coordonner les secrétariats des territoires