Secrétaire Administratif Gestionnaire au Tribunal Judiciaire de Pontoise H/F

Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d'application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d'analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d'un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion...).

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
- Préparer les engagements comptables
- Saisir les commandes et suivre leur exécution
- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d'activité

1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
- Gérer les engagements juridiques hors marché
- Créer et modifier les tiers dans Chorus
- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux
- Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
- Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
- Gérer les constatations de service fait
- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense
- Participer à l'élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion immobilière :
- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
- Programmer et suivre les interventions
- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité
- Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ
- Participer à l'analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Gestion des archives
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
- Gestion du planning de service
- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
- Gestion du planning d'accueil des mairies et généalogistes
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
- Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d'externalisation des archives (SGA)

1-6 Secrétariat de direction
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
- Préparer et participer à des réunions
- Élaborer des documents administratifs, rédiger de notes, courriers et courriels
- Procéder au classement et à l'archivage des documents et des dossiers