Assistant·e Administratif. Ve - Offre 1213 H/F Département Meurthe et Moselle

Descriptif et missions
Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 H/F
MISSION : l'assistant.e administratif.ve assure un soutien dans les missions administratives du médecin référent Protection de l'enfance et fait le lien avec les partenaires extérieurs. Il.elle inscrit son action au sein du projet d'administration, est tenu.e au secret professionnel. Il.elle apporte sa contribution à la mise en oeuvre de la politique départementale Enfance Famille telle que définie par l'assemblée départementale et par le code de la santé publique et de l'action sociale et des familles.
ACTIVITES
Assistance administrative, planification et suivi
- Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques
- Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers
- Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Gère et/ou actualise la mise à jour de dossiers de santé des enfants confiés
- Recherche des informations, notamment réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
- Tient à jour les documents réglementaires du service
- Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
- Participe aux à l'organisation des réunions médicales, aux groupes de travail et aux projets en lien avec la Protection de l'enfance
- Fait le lien avec les différents services de la Direction Enfance famille et Santé publique (DEFSP) et les partenaires extérieurs (structures d'accueil, hôpitaux, libéraux...)
- Assure la diffusion des informations concernant la santé des mineurs confiés
-Participe à la gestion et traitement des courriers et des courriels du médecin référent Protection de l'Enfance et son agenda
-Participe à la gestion et à l'organisation des journées thématiques de la DEFSP
-Gère la transmission des rapports de commissions permanentes et de sessions dans le logiciel dédié
-Gère les droits d'accès aux serveurs restreints
-Participe à la mise en page du rapport d'activité du Médecin référent Protection de l'enfance
- Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
- Trie, classe et archive les documents du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire

Accueil et relations avec le public
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
- Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

Référence de l'offre : k9dr3mzhuh
Profil recherché
Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 H/F Compétences techniques
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
- Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
-Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences stratégiques
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Savoir anticiper
- Etre capable de prendre des initiatives
· Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Etre capable de coordonner et fédérer différents interlocuteurs
· Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter

Compétences relationnelles
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Savoir se rendre disponible
- Coopérer avec les autres services de la direction
· Promouvoir l'image de la direction/du service auprès des interlocuteurs
EC9876
Avantages collectifs au travail
Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 H/F

Description de la collectivité

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle oeuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :
- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
- Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.
Construisez avec nous votre avenir professionnel !