Secrétaire - Conseil Departemental de la Moselle H/F

Conseils départementaux

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Placée sous l'autorité du Médecin Chef de Service du Pôle PSMI Santé Publique de Metz Orne, vous assurez les missions suivantes :
- assurer le secrétariat du chef du bureau de la promotion de la santé maternelle et infantile (BPSMI) et participer au secrétariat du Médecin Chef de Service,
- accueillir renseigner et orienter les usagers sollicitant l'intervention de la PMI.
- renseigner et orienter les professionnels de PMI, des autres pôles ainsi que les partenaires,
- assurer la gestion des moyens et des ressources du territoire en concertation avec le Médecin Chef de Service et les cadres BPSMI,
- participer à la mise en oeuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers,
- assurer une partie de la gestion administrative du pôle accueil de la petite enfance en lien avec le Coordinateur Territorial de la Petite Enfance à hauteur d'une centaine de dossiers.

- Gérer et co-piloter l'activité du serviceAssurer l'interface entre les autres pôles et les professionnels du territoire,
- Assurer la gestion de premier niveau des situations en fonction de leur nature,
- Gérer les tableaux de bord de l'activité du service.

- Assurer le secrétariat du chef du bureau et des médecin cliniciensAssurer la traçabilité des courriers entrant en respectant les spécificités liées au secret médical,
- Gérer et orienter les appels téléphoniques,
- Rédiger et diffuser les comptes rendus,
- Archiver les dossiers.

- Assurer le secrétariat relatif à la gestion du personnelVeiller en lien avec le cadre adjoint le planning des congés, RTT, formations et des remplacements,
- Vérifier et transmettre les diverses demandes administratives des professionnelles du territoire,
- Rédiger les fiches de demande et de propositions de recrutement.

- Assurer la gestion de la logistiqueGérer les demandes de matériel, mobilier, réparations, commandes de produits spécifiques.

- Gestion administrative des dossiers des assistants maternels

Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)