Chargé d'Accueil - Neuilly-Plaisance H/F

Communes

Le titulaire du poste est chargé, sous la conduite du responsable du service des affaires générales, d'assurer l'accueil physique et téléphonique au sein du pôle accueil. Ce poste comprend plusieurs aspects :
- l'interface avec la population
- l'interface avec les services internes
- la collaboration de l'accueil au fonctionnement du service des affaires générales

Accueil du public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les usagers se présentant à l'accueil.
- Réceptionner, informer, orienter, accompagner la première demande au plan administratif, au-delà de la simple transmission du document des pièces à fournir.
- Connaître et renseigner sur les dispositifs, les procédures et les manifestations programmées par la commune.
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre et réagir avec pertinence pour leur diffusion.

Gestion du courrier

- Affranchir le courrier de la collectivité suivant les règles postales en vigueur et en conformité avec la rigueur budgétaire appliquée.
- Distribuer le courrier arrivé en le répartissant aux différents services.

Gestion des stocks
- Gérer les stocks d'imprimés et de fournitures administratives.

Etat civil - affaires générales
- Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation du service, enregistrer et remettre les pièces d'identité et autres documents administratifs.
- Réaliser les inscriptions sur la liste électorale à partir du logiciel métier.
- Enregistrer le courrier arrivé de l'état civil.

Autres tâches courantes
- Etablir par écrit les procédures de fonctionnement liées à l'activité de l'accueil.
- Assurer l'affectation des salles de réunion et des véhicules partagés.
- Gérer les plannings de rendez-vous.
- Participer aux activités de billetterie (évènements de la ville).
- Rédiger des comptes rendus et des courriers.