Gestionnaire Administrative Secteur Travaux Maintenance H/F

Hôpital Bichat–Claude Bernard

Missions générales :

o Assurer la gestion administrative et comptable des dépenses d'exploitation (marchés d'entretien) du secteur ouest.

Missions permanentes :

o Saisir les commandes, dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en s'assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes,
o Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s'assurer de leur réception,
o Assurer le traitement (service fait) et l'envoi des factures au vérificateur pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mise en paiement,
o Gérer la dématérialisation des commandes et des factures,
o Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs,
o Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs,
o Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle,
o Suivre les délais de paiement,
o Rédiger des courriels associés à l'activité du gestionnaire,
o Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres, service facturier, fournisseurs...),
Missions ponctuelles ou spécifiques :

o Assurer la polyvalence avec les gestionnaires du même secteur (hors opérations de grands travaux);
o Participer à l'établissement et à la mise à jour de procédures.