Responsable Secrétariat Privé H/F

Fairlie

À propos de Fairlie
Fairlie, cabinet de gestion de patrimoine basé à Rennes, accompagne depuis plusieurs années des cadres-dirigeants, chefs d'entreprise et famille dans la structuration, la valorisation et la transmission de leur patrimoine.
Notre ambition : renforcer notre offre d'accompagnement personnalisé en créant une fonction de secrétariat privé.
Missions principales
Sous la responsabilité des conseils en gestion de patrimoine associés du cabinet, vous aurez pour mission d'assurer la coordination et le suivi administratif, financier et patrimonial des dossiers clients dans un cadre exigeant et confidentiel.
Les missions qui vous seront confiées sont variées et transversales :
Suivi administratif et financier :
- Assurer le reporting financier et immobilier pour chaque client (synthèses patrimoniales, valorisations et suivi des actifs) ;

- Suivre les encaissements des loyers, les appels de charges, les remises en location, et les besoins éventuels de travaux ;

- Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la comptabilité des sociétés (documents, justificatifs, factures, relevés.) ;

- Assister les familles dans la préparation des déclarations fiscales (impôt sur le revenu, impôt sur la fortune immobilière.) en lien avec les conseils externes.

Coordination et communication :
- Faire le lien entre les différents conseils et interlocuteurs : expert-comptable, notaire, avocat, banque, agence immobilière, conciergerie. ;

- Participer à l'organisation des réunions patrimoniales, à la rédaction des comptes rendus et au suivi des plans d'actions décidés ;

- Garantir la confidentialité et la traçabilité des informations échangées.

Gestion et organisation :
- Mettre à jour les dossiers clients ;
- S'assurer de la bonne tenue des archives physiques et numériques ;
- Contribuer à la mise en place et au suivi d'outils de gestion interne (tableaux de bord, échéanciers, synthèses) ;
- Être force de proposition pour améliorer les process administratifs et la qualité de service auprès des clients accompagnés
Profil recherché
- Formation supérieure en gestion, finance, assistanat de direction ou équivalent (Bac +3 à +5) ;
- Expérience réussie (minimum 5 ans) dans un environnement exigeant : family office, étude notariale, cabinet de gestion privée, direction générale.;
- Maîtrise parfaite du français (écrit et oral) ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Sens aigu de l'organisation, grande discrétion, fiabilité et diplomatie ;
- Capacité à anticiper, prioriser et gérer les imprévus avec calme et efficacité.

Conditions
- Contrat : CDI
- Localisation : Rennes centre-ville
- Rémunération : selon profil et expérience
- Statut: non cadre
- Démarrage : dès que possible