Assistant·e en Gestion Administrative H/F

CNRS

Au sein de la cellule administrative du CEBC, l'assistant-e gestionnaire sera chargé-e de réaliser des activités de gestion administrative, financière, des Ressources Humaines du CEBC.
Activités
- Élaborer les actes requis sur l'ensemble de la gestion administrative et financière des groupes de l'unité (achats, marchés et missions...), mise à jour des bases de données et renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues, archivage des pièces administratives, comptables et RH.
- Suivi des dépenses (engagement des commandes, missions, imputation interne des dépenses, suivi des factures, suivi de l'inventaire avec les services et les fournisseurs, Marchés ...)
- Assurer le suivi des contrats de recherche : suivi des crédits budgétaires, collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches d'achats et missions les visiteurs et personnels du laboratoire (obtention de visa, réservation de billets de transport, remboursement des frais de déplacements, ...), répondre aux demandes d'informations des autres services de l'unité et des tutelles (bilans sur l'état des dépenses et consommation des crédits)
- Gérer et traiter les informations écrites et orales (instruire les dossiers et rédiger des courriers en appui à la Direction notamment, régler les situations de litiges
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures administratives et financières, expliquer la réglementation et ses évolutions aux interlocuteurs dans l'unité,
- Aide à la Gestion des Ressources Humaines du laboratoire (RH)
- Instruire les dossiers des non-permanents de leur arrivée à leur départ : (Doctorants, CDD IT et Chercheurs, Stagiaires, Invités, visiteurs...)
Compétences
Connaissances :
- Avoir une connaissance générale de la gestion financière et des ressources humaines
- Connaître la règlementation juridique, administrative et financière des établissements publics (CNRS et Université entre autres).
- Bonnes capacités rédactionnelles.
- Maîtriser les outils bureautiques courants
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Comprendre, s'exprimer et rédiger en anglais (niveau B1 du cadre de référence)
- Maîtriser les techniques de communication.

Savoir-faire :
- Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
- Savoir rédiger des rapports, comptes rendus, notes de synthèse, courriers.
- Savoir conduire un projet au sein de la cellule administrative, hiérarchiser des priorités, planifier des activités et des échéances

Savoir être :
- Intérêt réel pour les thématiques de recherche du laboratoire, adhésion aux enjeux de défense de l'environnement.

- Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative, tout en sachant rendre compte.
- Esprit d'équipe pour travailler en mode collaboratif
- Sens de l'accueil et de l'accompagnement.
Contexte de travail

Station d'écologie de tout premier plan, le Centre d'Études Biologiques de Chizé est un site unique en son genre : situé dans la forêt de Chizé, dans les Deux-Sèvres, loin des grands campus, le CEBC est un laboratoire atypique, vivant et attachant ; l'effectif total varie entre 65 et 120 personnes en saison haute (printemps). Pour s'y épanouir, une conscience prononcée de l'importance des thématiques environnementales est nécessaire. Le poste nécessite également d'aimer interagir avec des personnes de nationalités différentes, souvent jeunes (beaucoup d'étudiants) dans un contexte d'excellence scientifique et d'ouverture d'esprit.

La personne recrutée intègrera la Cellule Administrative du CEBC, à Villiers-en-Bois, composée actuellement de deux titulaires (1 AI et 1 IE), elle travaillera sous la responsabilité de la RAF de l'unité et en relation étroite avec la Direction.
Ce poste est compatible avec un jour de télétravail par semaine, sous réserve de la continuité de service au niveau de l'accueil et de la réception des colis.
Station d'écologie de tout premier plan, le Centre d'Études Biologiques de Chizé est un site unique en son genre : situé dans la forêt de Chizé, dans les Deux-Sèvres, loin des grands campus, le CEBC est un laboratoire atypique, vivant et attachant ; l'effectif total varie entre 65 et 120 personnes en saison haute (printemps). Pour s'y épanouir, une conscience prononcée de l'importance des thématiques environnementales est nécessaire. Le poste nécessite également d'aimer interagir avec des personnes de nationalités différentes, souvent jeunes (beaucoup d'étudiants) dans un contexte d'excellence scientifique et d'ouverture d'esprit.

La personne recrutée intègrera la Cellule Administrative du CEBC, à Villiers-en-Bois, composée actuellement de deux titulaires (1 AI et 1 IE), elle travaillera sous la responsabilité de la RAF de l'unité et en relation étroite avec la Direction.
Ce poste est compatible avec un jour de télétravail par semaine, sous réserve de la continuité de service au niveau de l'accueil et de la réception des colis.