Assistant·e en Gestion Administrative H/F

Service Public

Mission principale:

- La personne recrutée prendra en charge la gestion administrative et financière des équipes et services placés sous sa responsabilité.
- Elle pourra également être amenée à gérer les dépenses communes d'un des 4 bâtiments occupés par les équipes de l'Institut Cochin.
- Elle pourra enfin être en charge de missions transversales, telles que l'aide au montage administratif des dossiers de candidatures des équipes aux appels à projets (AàP) nationaux, de type ANR.

Activités
principales:

- Gérer et établir les prévisions budgétaires des équipes, et éventuellement d'un bâtiment.
- Gérer et suivre les ressources et assurer l'exécution des contrats des équipes placées sous sa responsabilité
- Etablir le suivi finanicer des crédis des équipes, concevoir et mettre à jour les tableaux de bord nécessaires au suivi de ces crédits.
- Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des équipes et du bâtiment.
- Conseiller, informer et alerter les équipes concernant la consommation de leurs ressources et au regard du règlement financier de l'organisme financeur
- Appliquer les procédures d'achats selon la réglementation
- Elaborer les conventions de stage et mettre en paiement les gratifications des stagiaires
- Organiser les déplacements des missionnaires et assurer leur remboursement le cas échéant
- Assurer le classement et l'archivage des pièces justiticatives des opérations financières.
Missions transversales possibles (liste non exhaustive) :
- Assurer l'appui auprès de toutes les équipes de l'Institut, au montage de projet en réponse aux AàP
nationaux.
- Participer à la réflexion de l'organisation du serveur ou de la GED
- Participer à différents groupes de travail transversaux

Spécificité(s) et
environnement du
poste:

- Le pôle de gestion administrative et financière des équipes de recherche est placé sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur du pôle de gestion financière et de la Secrétaire Générale qui se compose de 10 gestionnaires dont 4 ont des fonctions transversales et notamment la gestion des bâtiments.
-1 jour de télétravail est possible en fonction de l'organisation de l'équipe de gestionnaires du bâtiment, et à partir de 6 mois, selon la rapidité d'intégration des informations et le niveau d'apprentissage des missions.